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部門講演会準備の手引き(第81期部門講演会の経験)

| 2003年度(第81期)日本機械学会流体工学部門講演会報告 |


第81期部門講演会
実行委員長 辻 裕
(大阪大学大学院 工学研究科)

 小生自身はこの数年間,流体工学部門が関係する行事の全てに参加してきました.部門講演会の世話をされた人々のご苦労も間近で見てきました.第81期部門講演会の報告記事を書いたついでに,どのように準備してきたかを具体的に述べ,それが将来,部門講演会を準備する方に対する手引きになればと考えました.今後の参考になれば幸いです.以下は実行委員長が決まってからの作業内容です.

  目 次
(1)幹事の決定
(2)実行委員会組織
(3)実行委員会開催の準備
(4)第1回実行委員会の開催
(5)開催日時と会場の決定
(6)会告
(7)要旨集とCD−ROM作成
(8)会場設定
(9)第2回実行委員会
(10)前日と当日
(11)懇親会
(12)経理

部門講演会準備の手引き

(1)幹事の決定:
実行委員長が最初にすることは幹事を決めることです.今回は3人の幹事を決めました.3人の中から更に中心となる幹事を決めました.いわば幹事長です.この役は阪大の田中敏嗣先生にお願いしました.実行委員長と幹事長は頻繁に連絡を取る必要があるので,委員長に最も近い人が適当です.あと2人の幹事も同じ専攻の森先生,梶島先生にお願いしました.

(2)実行委員会組織:
幹事を決めたら次は実行委員会のメンバーを決めます.後述する作業の分担を念頭に入れて組織します.委員の間で負担量に差が出ますが,これは仕方ありません.負担の少ない委員の方々には座長をお願いしました.座長は委員会以外からもお願いしますが,座長の候補者を沢山持っていることは後々,融通がききます.

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(3)実行委員会開催の準備:
実行委員会は再々開くことは難しいので,1回目の委員会が勝負です.我々は最初の実行委員会を前年のお盆明けの8月19日に開催しました.この時点では例年の部門講演会と同様に10月か11月頃に開催される心つもりでした.最初の実行委員会で作業内容を具体的に決めれば決めるほど後々物事がスムーズに進行します.そのために委員長と幹事で今後の作業内容をできるだけ詳しく列挙します.大まかに分類すればプログラム・論文集関係と会場関係に分かれますが,その他に重要な役割として予算担当,ホームページ担当,展示担当などがあります.その他の作業についても項目は非常に多岐にわたります.部門講演会は秋に開催することは決まっているので,それに照準を合わせたスケジュールのマトリックスを作成します.例えば,縦軸に年月日,横軸に項目を取ります.このマトリックスは学会本部でも用意しているので,それを早い段階で入手することを勧めます.さらに委員長,幹事がわかる範囲で,他学会の行事の情報も仕入れておきます.

(4)第1回実行委員会の開催:
具体的に列挙した作業表に基づいて,細かく分担を決めます.開催日の候補を示し,他学会の行事,国際会議,国際シンポジムの情報提供を依頼します.部門講演会の会場に関しては,今回は2つ挙げました.1つは関大,もう一つは大阪工大でした.最終的には関大になりました.

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(5)開催日時と会場の決定:
今回は9月に開催されましたが,通常は10月または11月が適当です.他学協会の行事との重なりについては,頭の痛い問題です.というのは,重なる可能性のある行事は次の年度のものなので,学会誌などで公表されているとは限りません.従って,学会の役員や事務局を通じて情報を入手することになります.我が部門に関連する学会協会の数は膨大と言ってもいいでしょう.講習会の協賛学会協会のリストを見れば,どのような学会協会が関連するかすぐにわかります.20程度の学会協会の名前はすぐにあがります.全ての学会の行事を調べることは無理なので,メジャーな学会協会に限らざるを得ません.意外と漏れやすい情報に国際行事があります.行事の開催日は先に宣言したほうが勝ちという面があるので,とにかく早く日時を決め,機械学会ホームページや部門ホームページなどを通じて学会誌の会告よりも早く宣言することが肝要です.日時の最終決定の前に部門長の都合と会場が予約可能かどうかの確認も必要です.

(6)会告:
種々の作業内容とスケジュールは例年の会告を見れば自ずと決まります.今回の会告は2月と7月に掲載されました.2月の会告では講演募集,7月の会告では参加募集とプログラムが掲載されます.今回は講演会が9月であったので,2回目の会告が7月に掲載されましたが,10月開催の場合には8月が適当です.会告原稿は2ヶ月前に学会に提出することになっていることにも注意する必要があります.会告での記載内容は全てどこかで決定されなければなりません.2月の会告で講演募集するには12月始めにOS,WS,フォーラムのテーマとオーガナイザを決定し,12月中旬には会告原稿を送ることになります.特別講演も2月号に掲載しました.
  講演申込締切を受けて,OS,WS,フォーラムのプログラム編成依頼,その締切,座長依頼,最終プログラム編成へと作業が続きます.8月の会告に最終プログラムを掲載することから,自然に各段階のスケジュールが決まります.最終プログラム作成において,内容の近いセッションはできるだけ同じ時間帯にならないように配慮したり,各セッションの開始と終了時間をできるだけ合わせることにも注意を払います.特に,講演者と座長の時間の重複を回避することに非常に苦労しました.

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(7)要旨集とCD−ROM作成:
これらは講演会当日に参加登録者に配布します.講演会の日に間に合う日程で,原稿締切日を決めます.原稿の作成要領はホームページで知らせます.要旨集やCD−ROMの製作については,実行委員会独自に業者を見つけることも可能ですが,本部に相談すれば業者を紹介してくれます.機械学会の形式に慣れた業者に依頼すれば,体裁その他の打ち合わせの手間が省けます.要旨集・CD-ROM担当の仕事は,きちんと整理してその業者にファイルを送ることですが,原稿が指定した通りのフォーマットで送られてこなかったり,pdfファイルの文字化け等の問題に対処しなければならず,これが結構大きな負担になります.

(8)会場設定:
講演や懇親会だけでなく,部門の各委員会の会議が部門講演会の時を利用して行われるので,部門長や幹事と連絡を取り,必要な部屋を確保しなければなりません.このような各種委員会のための会場依頼は本部から連絡があるので,漏れることはありませんが,直前になって会議場を用意するように言われても困難なことがありえるので,これについてもスケジュールに入れておく必要があります.昼食時を利用するので弁当の手配も必要です.従って参加人数の把握を事前にしなければなりません.会場のその他の準備については,特に説明の必要はないでしょう.なぜなら,種々の講演会に参加の経験があれば,何を準備すべきかは大体わかると思います.作業内容をピックアップすれば,プロジェクター手配,アルバイター手配,会場までの道順図,会場内の案内図,伝言板,特別講演の掲示,休憩室の茶菓の準備,近くのレストラン情報など,非常に多岐に及ぶこともすぐにわかります.文具や講演会場に張る紙の殆どは本部から運ばれます.

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(9)第2回実行委員会:
大詰めの作業の進行の確認と会場の下見を兼ねるので,会場近くで行います.この時に,講演会場以外に展示場の状態を点検します.電源や人の流れを想定して,展示場に人が自然と流れるように考えることが必要です.Dead zoneのような所に展示場を設定することがないように注意を払う必要があります.

(10)前日と当日:
講演会前日に登録,講演会場などの設定の作業を行います.今回は学会本部の寿山次長と小阪流体工学部門担当事務職員が前日から会場に詰め,登録の準備などをしました.各種の設定にはマンパワーが必要なので学生アルバイターには前日の午後からアルバイト開始となります.講演会本番での細かい指示を学生に伝えるオリエンテーションは,学会本部が担当します.

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(11)懇親会:
流体工学部門講演会での懇親会は単なる歓談の懇親会ではありません.部門賞の授賞式が行われるので,通常の懇親会と同じ感覚で時間を設定すると,歓談する時間が短くなります.従って,懇親会の前に種々のイベントがあると考えて予定を立てることが必要です.受賞関係は全て総務委員会マターであるので,実行委員会が関与することはありません.単にその時間枠を予定するだけです.懇親会の最小限の式次第は,実行委員長挨拶,部門長挨拶,当番校の代表者挨拶,授賞式,乾杯,次回部門講演会世話役の挨拶です.今年は当番校の挨拶は関西大学工学部長・藤田教授にお願いしました.この他に市民フォーラムの報告を東先生にお願いしました.

(12)経理:
最後に経理について説明します.赤字を出さないために予算担当者の仕事は重要です.今回は梶島先生に担当していただきました.幸いに予算担当者が現金を扱うことは原則としてありません.機械学会では数年前から,全てのお金の出入りは学会本部が扱うことになっています.請求書,領収書の類について実行委員会が関わることはありません.業者や団体からのお金の請求は全て学会本部に直接出してもらい,支払いは学会本部が行います.アルバイターの謝金も学会本部から直接渡され,アルバイターは領収書を学会本部に渡します.

以上が,部門講演会の手引きです.状況に応じて修正すればいいと思います.実行委員会は毎年変わりますが,定常的に世話に当たるのは流体工学部門担当の事務職員の小阪雅裕氏です.小阪氏と連携をはかることも肝要です.

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更新日:2003.10.23